在机关秘书工作会议上的讲话

省人大常委会秘书长  白保兴

2008年2月25日

今天召开秘书工作人员和秘书机构负责人会议，主要是统一对做好秘书工作的认识，沟通情况，明确职责，各司其职，相互配合，努力提高机关秘书工作水平。刚才，办公厅涉及直接为领导服务的有关处室，把有关工作的程序和要求作了通报，龙副秘书长、梁钒副主任就秘书机构的工作和机关接待工作和需要改进的一些问题作了说明。下面，我就怎样做好秘书工作讲几点意见，供大家一起研究。

秘书工作和秘书工作机构的工作，概括地说就是专门辅助领导开展工作，从事文字写作和一些综合性、事务性的工作。具体讲，就是围绕领导的工作，从事收集、传递信息，协助制定决策、贯彻指示、起草文件，负责管理文书档案，组织各种会议和做好各种接待、来信来访等具体事务性工作。秘书工作人员是领导的直接工作助手，机关的秘书工作机构是领导班子开展工作不可缺少的重要组成部分。秘书和秘书工作机构职能的发挥，对整个机关工作的高效运转，领导作用的发挥，影响非常大，不能小看和忽视秘书工作。要高度重视秘书工作。人大工作法律性、政策性、程序性很强，各项工作需要多方面统筹考虑，搞好协调，必须依法有序进行。这就需要从事秘书工作的同志超前地做好工作准备，为领导顺利开展工作创造条件。龙副秘书长讲的会议讲稿问题，不要说是内容上出差错，哪怕拿错了，也是大问题。而且，会造成无法收回的影响。这看起来是小事，但发生了就是大事，没办法收回造成的影响。批评也好，处分也好，撤职也好，都无法挽回影响。我说秘书工作无小事，在衔接上出现一点差错，也会对机关的形象、对领导的形象造成影响。从事秘书工作的同志和部门都要高度重视和做好秘书工作，要树立细节决定成败的理念，不论做什么事情都要认真负责，严格细致。我们要树立高度的责任心和责任感，共同把秘书工作做好。

一、秘书工作责任大、作用大

人大常委会机关是地方权力机关，领导的行为、领导的活动、领导的言行都代表权力机关形象，领导能否按照法律赋予的职权，开好会，讲好话，办好事，开展好工作，对全社会影响很大。我们做秘书工作的，都是为领导充分履职开展工作服务的，从这个角度来讲，责任大，作用大，不是简单的提提包、端端水。秘书工作的作用概括起来，主要有三个方面：一是领导的耳目和助手。领导要通过秘书了解社会各方面的情况，秘书要提供各方面的信息。辅助领导进行管理和指导工作，不是简单被动地，叫干什么就干什么。而是沟通信息的枢纽，不管什么信息，包括上面的和下面的，都要通过秘书才能传达到领导那里。秘书工作起着承上启下、内外联系、信息集散的枢纽作用。领导看得到，还是看不到，听得到的，还是听不到的，都是通过秘书工作人员或者秘书工作机构传递的。我们在传递信息过程中，哪些该报，哪些不该报，秘书工作人员都要进行认真分析把关。因此，秘书这个耳目助手作用非常大，要眼观六路耳听八方，掌握比较全面的情况。二是领导工作的助手。秘书承担着办文、办会、办事的职能。领导文件的收发，一些简单文稿的起草，领导组织召开的会议，领导交办的事情，秘书都要衔接好、落实好，充分发挥好助手的职能作用。三是领导工作的参谋。秘书承担着为领导收集信息材料，为工作和机关决策，提供建议方案，发挥参谋助手作用。比如，我们搞一次调研或视察，怎么组织？哪些人参加？什么时间？什么地点？看什么内容？怎么制定方案？都要由秘书提出建议。而且，一般都要制定1到2个方案供领导参考，这就是参谋作用。秘书作用很大，集中起来就是领导的耳目、工作助手和参谋。

二、秘书工作有自己的特点

秘书工作是一项重要而特殊的工作，有其自身的特点：

一是秘书工作的政治性、政策性强。了解情况，制定和掌握政策，是领导的一个基本职能。领导考虑和研究都是全局性的大问题。秘书工作人员和秘书工作机构在为领导辅助、服务的过程中，无论是汇报情况、起草文稿，还是调查研究、接待来信来访，处处都体现着贯彻党的路线、方针、政策，体现着贯彻国家的法律、法规，从这个角度来讲，秘书工作的政治性很强。

二是秘书工作的辅助性。秘书工作作用很大，但本质上都是辅助性的。具体表现在出主意不决定，提方案不决策，处理问题不能作主张。只能根据领导的意图和指示、决定来办事，不能代替领导做决定，不能自作主张和发号施令。讨论问题和方案，可以积极地提出建议，不能越俎代庖。所提的方案、建议，要报领导批准后才能实施和办理，所以，辅助性很强。

三是秘书工作的服务性。这是做秘书工作的根本出发点，也是落脚点。秘书工作就是要高效率、高质量地为领导、为机关搞好服务；要为领导开创性开展工作创造条件，提供好优质服务；要协助领导提高工作效率。不管是文件处理、文件起草、事务的处理，都是服务。我们要把能否为领导创造优良的工作条件，提高工作效率，提供优质服务，作为秘书工作和秘书工作机构的工作标准。我们一定要树立服务意识，责任意识。工作中不能给领导帮倒忙，服务要服到正处；不能给领导添麻烦，要为领导补台。要做好服务工作，首先，要准确地把握理解每个时期的中心工作和每项工作的意义。其次，要了解和熟悉服务的领导，包括领导的经历、性格、爱好、特长，工作职责，领导的工作方法，思想作风，生活习惯，身体状况以及家庭状况等。只有熟悉领导，才能为领导搞好服务。一句话，就是要适应领导的特点和活动规律，主动适应领导，不要让领导适应自己，要增强工作的主动性。第三，要熟悉本机关各部门的职责、职能和主要负责人的情况。今天请有关处室负责人来参加会议，目的就是让大家熟悉这些部门的职责和部门主要负责人的基本情况。熟悉了，了解了，沟通情况和信息，联系工作就方便了。第四，要以认真负责的精神，严谨的作风做好事务性工作。小到一支笔，一个信笺，都要落实好，不能大而概之。文件的收发和登记，电话记录和接待，会议安排，会场准备，向上报告和向下传达领导的指示，都要一丝不苟地落实好，绝不能马虎。要落实、落实、再落实，检查、检查、再检查。我们要树立细节决定成败的观念，做好事务性工作，要细致细致再细致，认真认真再认真，检查检查再检查。

四是秘书工作的全面性。秘书是领导的助手，工作内容和方式具有综合性和全面性的特点。其全面性主要体现在：第一，凡是领导分管的工作，秘书都要了解和熟悉，还要延伸下去，了解分管部门和联系的有关部门的工作，工作量很大。情况掌握得越多，问题研究得越透，你服务的水平就高，工作起来就会得心应手。我们要有意识的去了解和掌握这些部门的有关情况。第二，秘书的工作涉及面多，范围很广，要经常参加各种会议，大会、小会都要参加，同时，还要随同领导下乡调查。领导找人谈话，要负责接待和交待工作，既要处理公事，又要帮助领导处理一些私事，工作和活动范围很广。只要领导交待、交办的事，都要管。所以，秘书很辛苦，但我们一定要尽职尽责做好工作，特别是起草文件、调查研究，处理来信来访，都要站在全机关的角度，来考虑和提方案、提建议，供领导参考。第三，秘书是领导对外联系的重要窗口，一定要有热情接待的意识，不管是领导或上面来指导工作，还是接待下级来汇报工作、群众来访，都要热情接待。并要根据不同的对象，根据来访者提出的问题，分别妥善做出处理。对符合政策原则的要认真回答和处理，不符合的要进行认真解释和说明，不能冷淡他们，否则，就会影响领导的形象。

五是秘书工作的机密性。秘书工作直接接触的是机关的领导核心。天天在领导身边工作，经常参与研究各种机密的问题。比如，有些人事的酝酿和即将召开会议的议题和议程，还没到公开的时候，秘书都已经知道了，这就要求秘书工作的同志必须严格遵守各项保密纪律，必须严格遵守各项政治纪律，这是维护党和国家的机密，维护人民根本利益的要求。如果你做不好，不该公开的时候公开了，就会给领导的工作带来被动；不该讲的话讲出去了，就会给领导的工作造成压力，甚至给党和人民的事业造成损失。我们所从事的工作要求我们要模范地遵守保密纪律、政治纪律，要养成守口如瓶的习惯，要有严格的纪律观念和保密观念。

秘书工作五个方面的特点，决定了秘书工作是个特殊的岗位，特殊的工作，对大家的要求特别高、特别严，大家要自觉地按照有关的要求和规定，履行好职责，规范好行为，搞好对领导的服务工作。

三、秘书要树立“六个意识”，要有“五个心”

从事秘书工作的人员要树立以下“六个意识”。第一是要有政治意识。就是在处理各种问题时，一定要站在党和国家的高度，维护团结、维护大局的高度来考虑。第二是要有大局意识。思考和处理各种问题、提各种方案，都要从全局出发。第三是要有服务意识。刚才我已经讲了很多，这里不多说。第四是要有配合意识。要有较强的沟通协调能力。第五是要有超前意识。要超前地为领导的工作出主意、出谋划策，搞好方案，不能被动。第六是要有补台意识。有些地方领导考虑不周的，我们要积极主动提出补台方案和建议，把它完善好。同时，要有“五个心”。第一，工作要有责任心。不论办什么事情，都要以高度负责的精神和科学严谨的态度对待，决不能有半点马虎。只要有责任心，就没有办不好的事。第二，处理问题要处以公心。特别是处理领导与领导之间，上下级之间的关系，要公道正派、客观公正，对事不对人，更不能加以自己的看法来处理领导的意见。不同的领导对每件事有不同的看法是正常的，因为各人的经历不同，看问题的角度不同。但如果你在传话中不处以公心，或者还添油加醋，那事情就会变糟。所以，我们一定要按原则、按政策、按纪律办事。第三，对事业和领导要忠心。我们对党的事业，对人民的事业要忠心耿耿；对领导要真心实意，不能当面一套背后一套，不该说的坚决不说。每时每事都要维护领导形象。第四，处理问题办事要细心。传达指示要准确，反映情况要真实，办理领导交办的事要认真细致，做任何事都要一丝不苟。第五，对待褒贬要有平常心。事情做好了领导会表扬你，做错了或是没做好，领导会批评你，这是正常的，不能一受表扬就跳到天上，一受批评就像皮球一样泄气。要用平常心来对待褒贬，要有宠辱不惊的心态。要把表扬作为搞好工作的激励，要把批评作为改正缺点的动力。要虚心接受，认真总结教训，努力把工作做好。

四、必须严格工作纪律

秘书工作是特殊的岗位，必须严格纪律：一是要严格政治纪律。要始终坚持贯彻执行党的路线、方针、政策。要始终做到头脑上清醒，政治上坚定，思想上敏锐，在大是大非问题上要清醒，明辨是非，在思想上、政治上和行动上始终同中央、省委保持高度一致。第二，要严格遵守组织纪律。一定要按组织的规章制度办事，要反对个人主义、自由主义，要自觉遵守各种规章制度和组织纪律，不能自作主张，擅自按自己的意思回答一些重大问题，也不能不经请示，就使用领导的名义批文，写条子，打招呼，这是机关秘书很忌讳的事。我们要维护集体的团结，维护领导集体之间、领导同志之间的团结。发现领导之间有矛盾，或者有不同意见时，除了一些重大的原则问题外，要从党性原则出发，通过自己的努力工作来促进团结。不能见风使舵，从中挑拨，添油加醋，加剧矛盾。这是秘书和秘书工作机构工作人员的基本要求。第三，要严格遵守工作纪律。机关已经制定了不少规章制度，我们要认真执行这些规章制度。在自己的职权范围内处理各种事情，向领导报告情况，提出建议，必须及时、客观、实事求是；传达领导的指示和意见，必须准确、全面、及时，不能夹带个人的意见，这是秘书岗位的基本要求。为领导处理私事一定要报告领导，严格按照领导的意见办理，不能自作主张。第四，要严格遵守廉政纪律。要自觉遵守国家廉政纪律，模范地遵守党纪国法，不能利用工作之便谋取私利，不得借用领导名义，或利用工作之便违反原则为个人、亲戚、亲属和朋友办理私事。不得干预任何干部的提拔和任用等。要严格遵守中央和省委有关的领导同志工作、生活和公务有关规定，不得为领导或个人接受或谋取份外利益；也不得因领导下基层而提出高标准的接待，或苛刻要求，不得利用工作之便吃请、受贿，营私舞弊。用我们的廉政行为维护领导的形象。第五，要严格遵守保密纪律。不能将涉密文件私自带出办公室，或擅自流传、复印、摘抄；不得将领导的工作活动、日常生活、个人爱好等情况向我们的亲属、朋友等无关人员泄露；也不得泄露领导在讨论公共事务过程中的各种意见。要做到不该说的，绝对不说；不该看的，绝对不看；不该问的，绝对不问；不该记录的，绝对不记录。与亲戚朋友交往要适度，做到谈吐有止，不能信口开河，乱吹牛皮。第六，要配合有关部门做好领导的安全保卫工作。从事秘书工作的同志，要按照有关规定协调配合有关部门，做好有关保卫工作。特别希望要配合有关处室做好文件的保管和防火防盗工作。

五、要提高秘书的素养

秘书工作责任重大，岗位特殊，要求高，必须要有较高的政治素养和文化素养。要把提高秘书自身的素养，作为履职的一项基本要求来抓。要通过学习、培训和研究等方式，提高我们的政治理论水平和文化水平，提高政治思想、道德品质和知识技能等方面的修养。

一是要提高政治修养。政治上不能动摇，必须忠诚党的事业。要牢固树立全心全意为人民服务的思想，要坚信共产主义信念，要坚信有中国特色的社会主义理想信念，要有强烈的事业心和责任感。

二是要有高尚的职业道德。第一要热爱事业，埋头苦干，要有甘当无名英雄的高贵品质。第二要谦虚谨慎，平等待人。要做到谦虚谨慎，摆正位置。在思想、工作上和生活上，一定要严格要求自己，绝不能沾染上媚下骄的恶习，要防止越权的行为，办事要严谨，多请示，多汇报，多沟通，多协调，待人要诚恳和蔼，热情周到，切忌装腔作势，盛气凌人。第三要有高度的敏锐感。对出现的新情况、新问题不能只满足给领导反映就行了，要分析研究产生的原因和发展趋势，给领导提出解决的办法，特别是不能给领导绕圈子。第四要务实求真。工作中要做到没有根据的话不说，没有把握的事不做，不轻意许愿。办事要谨慎，但并不是缩手缩脚，有根据、符合原则的事，属于职权范围内的事，要大胆、负责地认真办好。

三是要有精明的业务才能。要有较高理论政策水平和业务能力。第一要能在复杂的事务面前，具有明辨是非的能力。只有具有这种能力，才能正确处理各种复杂事情。为此，要加强理论学习和政策学习。第二要有较强的综合分析能力和文字处理能力。要加强政治修养和理论修养，扩大我们的知识面，锻炼逻辑思维能力。要根据领导分管的工作，积累政策、积累资料，积累情况。必须具有较强文字处理能力，要努力掌握公文的格式、结构、层次和公文语言的运用等。在公文语言运用中，除要把握其准确性、敏锐性和生动性外，还应把握其简明、庄重、严肃等特点。第三要有较强口头表达能力。第四要有精明强干的办事能力。领导交办的事情，要妥善地办好。要坚持真理的原则性、从实际出发的灵活性、随机应变处理问题的果断性。第五要有丰富的科学文化知识和新的专业知识。要坚持用最新的理论指导工作，开阔思路。第六要培养一流的工作作风。一要勤奋工作，认真做事。切忌手低眼高，要做到脑勤、手勤、腿勤。在工作中要做到动静结合，内外结合，上下结合，大小结合。二要实事求是，一切从实际出发。无论是向领导汇报情况，提出意见，还是起草文件，总结工作，都要坚持一切从实际出发，实事求是的原则，要坚持一分为二的观点，不能只报喜不报忧。出现问题，要敢于承担责任，认真吸取教训，不能推诿。三是要雷厉风行，讲求实效。必须增强时间观念、效率观念，处理各类事务要及时、准确，落实到位，不能拖泥带水。四要准确细致，讲究质量。秘书工作既要雷厉风行、提高效率，又要准确细致，确保工作质量。无论大事小事，办文办会，都要按照零差错的要求来对待。要用科学的精神、求实的态度、严谨的作风，对待每一项工作，做到秘书工作无小事，踏实细致，有条有理，任何事情必须准确无误，不能大概估计。

六、健全秘书工作制度

我们要按照科学、规范、有序、高效的要求，规范秘书工作制度。要在总结多年来机关行之有效的办法，同时吸取外地有效的、好的做法的基础上，研究制定规范机关秘书工作制度的若干规定，用制度来规范我们的行为。今天，我主要讲几个意思：一是要建立秘书联系人制度。以后秘书由秘书处统一负责管理，这有利于各方面工作的协调。秘书处要确定一位同志具体联络秘书工作，杜绝多头联系，责任不明，影响工作效率。秘书正常的管理由秘书处负责。二是建立情况反馈制度。为了及时使机关了解常委会领导的活动、要求和指示，要编发人大一周要情，具体由秘书处负责编发，但活动内容要由各位秘书和各委员会、研究室、办公室提供。每位秘书和各委员会办公室要在每周五，将下周领导的活动和各委员会的重要活动整理出来，统一交到秘书处编发，便于交流情况。三要建立秘书学习制度。正常的学习归口秘书处，由秘书处统一组织学习。四是要落实秘书的办公条件。请行政处尽快落实各位秘书的办公室，要为每位秘书配置必要的工作手段。五是落实会议活动安排制度。各位领导出席的各类会议和活动，统一由秘书处办文，提出拟办意见，签批后，交由秘书直接联系。秘书要具体落实领导参会的时间、地点、内容和有关材料。今天先明确这五条。要尽快研究制定规范的秘书工作制度，使秘书工作的程序和内容更加规范，高效运转，更好地发挥秘书工作和秘书工作机构的职能作用。做秘书工作很辛苦，责任重大，这是一种职责，我们要本着为党负责，为工作负责，为领导负责的精神，扎实干好每一项工作。希望大家各司其职，互通情况，各负其责，密切配合，把机关秘书工作做好，为常委会高效履职，发挥职能作用。